De Deming-cirkel is gebaseerd op de veronderstelling dat aan de basis van elk proces een regelkring ligt waarin permanent bewaakt wordt of het beoogde resultaat ook daadwerkelijk bereikt wordt.

De Deming-cirkel is in de jaren vijftig ontwikkeld door dr. W.E. Deming.

Zoals op te maken uit de figuur zijn er vier zaken van belang. Ten eerste dient er een plan te worden opgesteld en ten tweede moet dit plan worden uitgevoerd. De derde stap is om geregeld te verifiëren of dat wat er in het Plan bedacht is ook daadwerkelijk in Do heeft plaatsgevonden. Met de constatering uit Check moet vervolgens iets worden gedaan. Het is immers niet zinvol om alleen maar te constateren (Check) dat iets niet is gegaan zoals gedacht, zonder daarbij na te gaan of dat in de toekomst vermeden kan worden. Dat betekent dat de vierde stap wijzigingen aanbrengen (Act) is in het Plan.

De Deming-cirkel is niet voor niets een cirkel. Na de besluitvorming van Act moet er namelijk opnieuw ge-Plan-d worden. Dit houdt in dat er aanpassingen worden bedacht (Plan), uitgevoerd (DO), op haalbaarheid worden gecheckt (Check) en er acties daarop worden ondernomen (Act) etc.

Door de Deming-cirkel tegen een heuvel te plaatsen wordt de dynamiek van de cirkel zichtbaar.

De heuvel staat symbool voor een steeds betere kwaliteit, ofwel de organisatie kan steeds beter voldoen aan steeds toenemende verwachtingen. Door de Deming-cirkel steeds maar weer te doorlopen, wordt de kwaliteitsheuvel beklommen.

De afbeelding laat tevens een wig onder de Deming-cirkel zien. Deze wig is een zeer relevant deel van een goed kwaliteitssysteem: hij voorkomt immers dat de cirkel weer van de kwaliteitsheuvel afrolt. De wig symboliseert de kwaliteitsborging, ofwel het minimum kwaliteitsniveau dat een organisatie op zeker moment wil halen. De borgingswig heeft dus een sterke binding met Plan, wanneer immers afspraken over de werkwijze worden gemaakt. Het is, zoals in de afbeelding goed opvalt, erg belangrijk de borgingswig geregeld 'mee te trekken' met de Deming-cirkel, omdat anders het effect ervan verdwijnt.

Demings benadering van kwaliteitsmanagement is gebaseerd op de samensmelting van

twee krachten: 'teamwork' en 'wetenschap'. Deming heeft een uitgesproken visie op de rol van het management en een gemotiveerde, actief aan kwaliteit meewerkende 'werkvloer':

‘Kwaliteit is een zaak van iedereen, maar het management moet er richting aan geven.’

Deze visie komt zeer nadrukkelijk naar voren in zijn befaamde veertien punten:

1.    Zorg voor continuïteit in de doelstelling en wees standvastig in het verbeteren van product en dienst.

2.    Accepteer de nieuwe filosofie; we kunnen niet langer doorgaan met algemeen geaccepteerde niveaus van vertraging, fouten, verkeerde materialen en slecht vakmanschap.

3.    Wees niet langer afhankelijk van massale inspecties, maar maak gebruik van statistische procesbeheersing.

4.    Beëindig het zakendoen op basis van een prijskaartje, maar ga uit van een combinatie van zinvolle kwaliteitscriteria en de prijs.

5.    Werk onophoudelijk aan verbetering van het proces.

6.    Introduceer moderne methoden voor 'training on the job'.

7.    Introduceer leiderschap, dat gericht is op het helpen van mensen om hun werk (nog) beter te doen.

8.    Verdrijf de angst zodat iedereen effectief en in toenemende mate productief zijn werk kan doen.

9.    Slecht de muren tussen afdelingen.

10. Zie af van het gebruik van getalsmatige slogans, posters en doelstellingen waarin op een nieuw niveau van presteren wordt aangedrongen zonder dat daartoe de methoden worden aangereikt.

11. Elimineer werknormen waarin getalsmatige quota worden aangegeven.

12. Verwijder de barrières die werknemers en managers die per uur werken (uren schrijven) ervan weerhouden trots te zijn op hun vakmanschap.

13. Moedig leren aan. Stel opleidingsplannen en -programma's op.

14. Creëer een structuur aan de top waardoor elke dag wordt gewerkt aan de bevordering van de bovengemelde dertien punten.

PDCA is een afkorting die staat voor de belangrijkste stappen uit de cirkel: Plan (maak een plan met de resultaten die je wilt bereiken), Do (voer het plan uit), Check (vergelijk de resultaten met wat je had willen bereiken), Act (bij afwijking: neem maatregelen/stuur bij om de resultaten alsnog te bereiken).

Er wordt onderscheid gemaakt bij ‘act’: de re–act en de pro–act fase. Re-act staat voor bijsturen in de zin van evalueren en ingrijpen. De pro-act-fase is een voorbereidende fase en betreft het ontwerpen van het proces.