Kwadrant I

Voorbeelden:

§         spoedklussen

§         crises/problemen

§         deadlines

Kwadrant 1 Vertegenwoordigt zaken die 'zowel urgent als belangrijk' zijn. Hieronder vallen het afhandelen van een woedende klant, het halen van de uiterste deadline, de reparatie van een defecte machine, het ondergaan van een open hartoperatie of hulp verlenen aan een gewond, huilend kind. Wij móeten tijd besteden aan zaken uit het eerste kwadrant. In dit kwadrant managen wij, produceren wij, brengen wij onze ervaring en ons oordeelsvermogen samen in reactie op talrijke behoeftes en uitdagingen. Als wij dit kwadrant negeren, raken wij levend bedolven. Maar wij moeten ook beseffen dat veel belangrijke zaken urgent worden door uitstel of doordat wij niet genoeg aan preventie en planning doen.

Kwadrant II

Voorbeelden:

§         opbouwen en onderhouden van relaties

§         planning

§         administratie

§         opruimen

Kwadrant 2 Omvat activiteiten die 'belangrijk maar niet urgent' zijn. Dit is het kwadrant van kwaliteit waarin wij onze planning voor de lange termijn verrichten; trachten te anticiperen op problemen en deze proberen te voorkomen; de eigenwaarde en bevoegdheden van collega's vergroten (empowerment); onze geest verruimen en onze vaardigheden vergroten door studie en een doorlopende beroepsmatige training; overdenken hoe wij een worstelende zoon of dochter kunnen helpen; ons op belangrijke vergaderingen en presentaties voorbereiden; in relaties investeren door welgemeend en intens te luisteren. Hoe meer tijd in dit kwadrant wordt doorgebracht, des te groter wordt ons vermogen om dingen te doen. Wie dit kwadrant negeert, vergroot en voedt het eerste kwadrant en creëert daarmee stress, slijtage en diepe crises. Investeren in dit kwadrant verkleint daarentegen het eerste kwadrant. Planning, voorbereiding en preventie zorgen ervoor dat minder zaken zich als urgent zullen manifesteren. Dit is het kwadrant van persoonlijk leiderschap.

Kwadrant III

Voorbeelden:

§         sommige vergaderingen

§         mailtjes

§         telefoontjes

§         collega's die binnen lopen

Kwadrant 3 Is bijna het fantoom van het eerste kwadrant. Het omvat dingen die 'urgent maar niet belangrijk' zijn. Dit is het kwadrant van de misleiding. Het geraas van urgentie schept de illusie van belangrijkheid. Maar de feitelijke activiteiten, als ze al belangrijk zijn, zijn alleen van belang voor iemand anders. Talrijke telefoontjes, vergaderingen en onverwachte bezoekers vallen onder deze categorie. Wij besteden veel tijd aan het derde kwadrant in een poging tegemoet te komen aan de prioriteiten en verwachtingen van anderen, daarbij gelovend dat wij actief zijn in het eerste kwadrant.

Kwadrant IV

Voorbeelden:

§         tijdverslinders als voortdurend checken van mail

§         social talk

§         uitstelgedrag

Kwadrant 4 Is voorbehouden aan activiteiten die 'niet urgent en ook niet belangrijk' zijn. Dit is het kwadrant van de verspilling. Wij zouden hier natuurlijk helemaal geen tijd aan moeten besteden. Maar wij raken dermate uitgeput door ons geschipper tussen het eerste en het derde kwadrant, dat wij vaak naar het vierde kwadrant 'vluchten' om op adem te komen. Wat voor zaken treffen wij in het vierde kwadrant aan? Niet noodzakelijkerwijs recreatieve dingen, omdat recreatie in de ware betekenis van het woord (re~creatie) een waardevolle activiteit uit het tweede kwadrant is. Maar het lezen van verslavende detectives of doktersromans, het gedachteloos staren naar de buis of roddelen rond de fontein op de binnenplaats van het kantoor kunnen wel tot de tijdsverspilling uit het vierde kwadrant worden gerekend. Kwadrant 4 biedt geen adempauze, het is puur stagnatie, achteruitgang. Aanvankelijk lijkt het allemaal prettig en aangenaam, maar snel genoeg stuiten wij op de grote leegte.